Ngày nay, hầu hết mọi doanh nghiệp, công ty đều phải quản lý công cho nhân viên. Tùy thuộc vào đặc điểm, tình hình phát triển mà mỗi nơi sẽ có một hình thức riêng biệt. Tuy nhiên, mỗi một hình thức lại có ưu và nhược điểm riêng của nó. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về chấm công là gì, cũng như ưu điểm và nhược điểm của các hình thức phổ biến hiện nay.
Chấm công là gì?
Chấm công là một công việc rất quen thuộc và vô cùng quan trọng trong các công ty hay doanh nghiệp. Cụ thể hơn, đó là một cách để khai báo về sự có mặt của nhân viên tại chỗ làm việc, giờ giấc làm việc từ lúc bắt đầu cho đến lúc kết thúc ca làm. Đây là một hình thức quản lý nhân viên hiệu quả, đồng thời có tác động to lớn đến ý thức và trách nhiệm của nhân viên đối công việc của mình.
Quản lý công của nhân viên
Tác dụng của việc chấm công
Việc chấm công giúp ích rất nhiều cho chủ doanh nghiệp hay các bộ phận nhân sự, kế toán nắm bắt được dễ dàng số ngày, số giờ công thực tế làm việc của nhân viên. Nhờ vào kết quả này, những người quản lý phụ trách có thể thực hiện các nội quy, quy định của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc chấm công cũng hỗ trợ rất lớn trong việc phát lương, tăng lương, thưởng và phạt đối với các nhân viên trong các công ty, doanh nghiệp.
Tác dụng của việc quản lý nhân công
Các hình thức chấm công phổ biến
Phụ thuộc vào đặc điểm bản chất của mỗi doanh nghiệp, công ty mà sẽ có những hình thức khác nhau. Dưới đây là những hình thức chấm công được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến nhất hiện nay:
- Sử dụng thẻ giấy
- Sử dụng thẻ từ
- Sử dụng máy chấm công vân tay
- Sử dụng máy nhận diện khuôn mặt
- Sử dụng hệ thống chấm công online
Sau đây, Vinh Nguyễn sẽ giải đáp cụ thể cũng như ưu điểm và nhược điểm của từng hình thức trên.
Sử dụng thẻ giấy
Khi chấm công, nhân viên chỉ cần đưa thẻ giấy vào máy và in ra ngày giờ trong thẻ. Mỗi chiếc thẻ giấy đều được chia cột cho 31 ngày. Vì vậy, nhân viên có thể sử dụng một thẻ giấy để chấm cho một tháng làm việc của mình.
Ưu điểm:
- Sử dụng dễ dàng, không cần cài đặt.
- Không tốn thời gian lấy dấu vân tay, làm thẻ từ hay cài đặt máy tính.
- Thời gian chấm công nhanh.
- Khoản đầu tư cho hình thức chấm công ít tốn kém hơn so với các hình thức chấm công khác.
Nhược điểm:
- Nếu không có người giám sát sẽ thường xuyên xảy ra những trường hợp gian lận, chấm hộ cho nhau.
- Tốn nhiều thời gian để tổng hợp dữ liệu, dễ có nhiều sai sót.
- Vì là thẻ sử dụng cho cả 1 tháng nên đòi hỏi sự cẩn thận của nhân viên, phải luôn mang theo khi đi làm.
Sử dụng thẻ từ
Hình thức này đòi hỏi phải trang bị máy chấm công thẻ từ. Khi đó, mọi thông tin của nhân viên sẽ được lưu trong thẻ. Khi chấm công chỉ cần quẹt thẻ thông tin về ca làm sẽ được lưu vào trong máy.
Ưu điểm:
- Thời gian chấm công nhanh, tiết kiệm được nhiều thời gian.
- Thẻ từ dễ bảo quản hơn thẻ giấy.
- Việc xử lý thông tin nhanh chóng, đem lại hiệu quả cao.
- Tiết kiệm được công sức cho nhân viên, hạn chế tối đa các sai sót.
- Có thêm bộ nguồn dự trữ đề phòng mất điện
Nhược điểm:
- Dễ xảy ra trường hợp chấm hộ nếu không có người giám sát.
- Phát sinh thêm chi phí làm thẻ.
- Đòi hỏi nhân viên phải luôn mang theo thẻ bên mình.
Sử dụng chấm công vân tay
Hình thức này ứng dụng công nghệ sinh trắc học cùng với các công nghệ để có thể xác định danh tính của nhân viên. Ở phương pháp này, người ta thường dùng máy chấm công điện tử vân tay.
Ưu điểm:
- Hạn chế các tình trạng gian lận, chấm hộ.
- Tiến hành nhanh chóng, đem lại hiệu quả chính xác cao.
- Tiết kiệm rất nhiều thời gian, không phát sinh thêm chi phí làm thẻ từ.
Nhược điểm:
- Vân tay khó được nhận diện nếu tay đang gặp vấn đề như quá ướt, đang bị thương…
- Những người tiếp xúc nhiều với các hóa chất càng khó lấy vân tay vì vân tay bị ăn mòn.
Sử dụng máy nhận diện khuôn mặt
Hình thức này sẽ dựa trên các đặc điểm của khuôn mặt để xác định danh tính của từng nhân viên từ kho cơ sở dữ liệu đã lưu sẵn từ trước.
Ưu điểm:
- Giải quyết các vấn đề như quên thẻ, không lấy được dấu vân tay,…
- Độ chính xác cao, hạn chế tối đa các trường hợp gian lận.
- Không phát sinh thêm chi phí.
- Xử lý nhanh chóng các dữ liệu, tiết kiệm nhiều thời gian.
Nhược điểm:
- Chi phí đầu tư cao.
Sử dụng hệ thống chấm công online
Hình thức này yêu cầu bắt buộc phải sử dụng phần mềm chấm công online. Chỉ cần nhập thông tin, điều kiện xác nhận công của công ty vào phần mềm, nhân viên sẽ tự tải phần mềm về máy và thực hiện chấm công. Phần mềm sẽ hệ thống lại số công chi tiết của từng nhân viên. Nhờ đó, bạn có thể theo dõi, giám sát một cách dễ dàng hơn.
Ưu điểm:
- Phần mềm linh hoạt, có thể thay đổi tùy vào đặc tính của mỗi doanh nghiệp.
- Hình thành phong cách làm việc chuyên nghiệp cho nhân viên.
Nhược điểm:
- Yêu cầu phải luôn kết nối mạng.
- Yêu cầu cao về khả năng sử dụng phần mềm máy tính.
Các hình thức quản lý công phổ biến
Với mỗi hình thức trên, doanh nghiệp cần lựa chọn các loại máy chấm công sao cho phù hợp nhất. Hiện nay, trên thị trường, Vinh Nguyễn tự hào là đơn vị cung cấp các thiết bị hiện đại, tiên tiến vượt bậc giúp các đơn vị dễ dàng hơn trong việc kiểm soát nhân công. Để được tư vấn lựa chọn máy chấm công lý tưởng nhất, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ với Vinh Nguyễn ngay hôm nay nhé!
Trên đây là những thông tin về chấm công mà bạn có thể cần. Hy vọng sau bài viết này bạn sẽ tìm kiếm được một hình thức quản lý công phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp mình. Chúc bạn luôn thành công trong cuộc sống!
